業務で新幹線を利用する際、領収書の取り扱いに悩むことはありませんか？宛名の有無や発行方法を間違えると、経費申請がスムーズに進まないことも。本記事では、「みどりの窓口」で宛名入り領収書を取得する手順を解説していきます。さらに、自動券売機やオンライン予約サービスでの領収書発行のポイントを解説します。これを読めば、迷わず適切な領収書を用意できます！
「みどりの窓口」で宛名入り領収書を取得する手順
新幹線の領収書を宛名入りで取得する場合、以下の手順を参考にしてください。
- 事前準備をする
- 自動券売機やオンラインで購入した際の領収書、またはチケット自体を用意します。
この領収書やチケットは必ず持参してください。
- 自動券売機やオンラインで購入した際の領収書、またはチケット自体を用意します。
- 最寄りの「みどりの窓口」を訪れる
- 新幹線の発着駅や主要駅に設置されている「みどりの窓口」に向かいます。窓口の営業時間を事前に確認しておくとスムーズです。
- 窓口スタッフに依頼する
- スタッフに「宛名入りの領収書が必要」と伝えます。
- 宛名として使用する会社名や個人名、必要であれば住所などを正確に伝えてください。
- 領収書の内容を確認する
- その場で発行された領収書の内容を確認します。
- 宛名や金額、但し書き（「交通費」など）が正確に記載されているか確認
- 必要に応じて再発行を依頼する
- 記載内容に誤りがある場合、すぐにスタッフに伝えて修正または再発行を依頼してください。
注意点
- 領収書の再発行には時間がかかる場合があるため、余裕をもって手続きしましょう。
- 購入時の領収書やチケットを持参していない場合、再発行ができないことがあります。
オンラインでの手続き手順
EX予約の場合
1. ログイン
- EX予約のウェブサイトまたはアプリにログインします。
- 事前に登録したアカウント情報（IDとパスワード）が必要です。
2. 予約と購入
- 「列車予約」の画面から、乗車区間や日時、座席タイプ（指定席・自由席など）を選択します。
- 決済はクレジットカードで即時に行われ、予約と購入が同時に完了します。
3. 宛名入り領収書の発行
- ログインした状態で「ご利用履歴・領収書発行」のセクションにアクセスします。
- 該当する予約を選択し、宛名入力欄に必要な情報（会社名や個人名）を入力して領収書を作成します。
- 作成後、PDF形式でダウンロードして保存または印刷可能です。
4. チケットの受け取り
- チケットレス乗車を選択している場合は、ICカード（例：SuicaやTOICA）を改札で使用します。
- 紙のチケットが必要な場合は、駅の指定券売機や窓口で受け取ります。受け取り時には、登録したクレジットカードが必要です。
えきねっとの場合
1. ログイン
- えきねっとのウェブサイトまたはアプリにログインします。
- 事前にアカウントを作成しておく必要があります。
2. 予約と購入
- 「新幹線予約」の画面から、乗車区間、日時、座席タイプを選択します。
- クレジットカードでのオンライン決済が必須で、この時点で予約と購入が同時に完了します。
3. 宛名入り領収書の発行
- 購入後、再びログインして「マイページ」へアクセスします。
- 「予約・購入履歴」から該当する予約を選択し、「領収書発行」をクリック。
- 宛名入力欄に必要な情報を記入して、PDF形式の領収書をダウンロードします。
4. チケットの受け取り
- 予約後、駅の指定券売機または窓口でチケットを受け取ります。
- 受け取りには、予約時に使用したクレジットカードまたは予約番号が必要です。
注意事項
チケット受け取りはスムーズに
ICカード乗車を選択すればチケットレスで利用可能ですが、紙のチケットが必要な場合は駅で忘れずに受け取りましょう。
ログインは購入と領収書発行に必須
ログインせずに予約や購入を行った場合、領収書発行機能が利用できないことがあります。
宛名は正確に入力
経理処理のため、宛名や但し書きの記入ミスがないよう注意しましょう。
地方での宛名入り領収書の取り扱い
地方の鉄道駅や自動販売機がある場所では、宛名入りの領収書を発行することが困難な場合があります。しかし、宛名がない領収書でも、多くの場面で問題なく使用可能です。特に、鉄道サービスを含むいくつかの業界では、宛名のない形式の領収書が一般的に受け入れられています。これには小売業、飲食業、顧客輸送サービス（タクシー、バス、鉄道、航空会社など）、駐車場運営、旅行業が含まれます。これらの業界では、通常のレシートがそのまま領収書として機能し、宛名を追加する必要がありません。
領収書の宛名を自己記入しない理由
領収書に自分で宛名を記入すると、改ざんとみなされるリスクがあります。その結果、信頼性が損なわれることも考えられます。宛名を追加する際は、「みどりの窓口」での対応を依頼しましょう。不明点がある場合は、保存して経費申請前に経理部門に相談をして下さい。また、インボイス制度にも注意が必要です。取引相手が適格請求書発行事業者か、事前に確認しておくことをお勧めします。
日用品と駐車場の領収書扱い
日用品や駐車場利用時は宛名なし領収書が一般的です。これらは多くの場合、経費精算に使用可能です。そのため、宛名を追加する必要はほとんどありません。新幹線の領収書とは異なり、自己で宛名を記入しても問題になることは少ないです。ただし、経費申請前に経理部門へ確認し、適切な方法で対応するのが望ましいです。
小売業とサービス業での宛名記入
小売やサービス業では、領収書に宛名や但し書きを手書きで記入することが求められることがあります。これは、未記入の場合に不正な改ざんを防ぐためです。領収書やレシートに疑問がある場合は、保存して経費申請前に経理部門で確認を取ることが推奨されます。
まとめ
新幹線チケットの領収書を取得する方法には、複数の選択肢があります。例えば、「みどりの窓口」、自動券売機、オンラインサービスなどです。ですが、宛名入りの領収書が必要な場合は、正しい手順で対応することが重要です。自動券売機では宛名無しの領収書が一般的です。この場合は、必要に応じて「みどりの窓口」で宛名を追加する手続きを行いましょう。オンライン購入では、ログイン後に宛名を指定することが可能です。適切な手続きを守ることで、経理処理の際のトラブルを防ぐことができます。